Więcej informacji

Moduł zarządzania flotą

Aplikacja SMOK Net to narzędzie, którego zadaniem jest nie tylko monitorowanie ale również zarządzanie flotą pojazdów. Moduł zarządzania flotą posiada funkcje planowania i kontroli tras pojazdów komunalnych, optymalizacji tras oraz funkcję ewidencji pojazdów i pracowników.

Planowanie i kontrola tras

W celu podwyższenia standardów obsługi klientów oraz usprawnienia pracy kierowców, powstał moduł zarządzania flotą z funkcjonalnością planowania i kontroli tras.

Moduł planowania i kontroli tras umożliwia tworzenie harmonogramów odbioru odpadów oraz weryfikację sposobu ich realizacji. Zgromadzone w module informacje pozwalają na tworzenie różnych raportów oraz zestawień z realizacji zaplanowanych zadań i zadań wykonanych poza harmonogramem. Powstałe w module harmonogramy można wizualizować na mapie cyfrowej i przesyłać na terminale PDA.

Terminal

Terminal pojazdowy z informacją o trasówce

Wykaz zadań do realizacji przydzielonych do wybranego pojazdu

Czytaj więcej...

Do najważniejszych zadań realizowanych przez moduł m.in. należą:

  • wprowadzanie, planowanie i kontrola stanu realizacji poszczególnych zadań oraz zleceń przypisanych do danego pojazdu,
  • gromadzenie wszystkich danych dotyczących obsługiwanych klientów oraz możliwość ich aktualizacji i edycji bez zagrożenia wystąpienia zdublowanych informacji,
  • klasyfikacja klientów oraz przydzielanie ich do grup wg. własnego kryterium lub określonych obszarów, np. województw, zdefiniowanych terenów za pomocą dowolnego kształtu,
  • przypisywanie dokładnej lokalizacji klienta (geokodowania) bezpośrednio z wyświetlanej mapy lub importu tych informacji z zewnętrznych źródeł danych,
  • tworzenie szablonów zadań wraz ze zleceniami, które umożliwiają szybkie tworzenie powtarzających się zadań,
  • wyszukiwanie zleceń według zadanego kryterium,
  • importowanie (z geokodowaniem) z zewnętrznych źródeł danych zadań do zrealizowania oraz optymalizacja kolejności wykonywania zleceń,
  • tworzenie skróconych lub szczegółowych harmonogramów z możliwością szybkiego i łatwego dodawania nowych zadań i zleceń lub modyfikowania już stworzonych,
  • automatyczne zatwierdzanie zleceń na podstawie lokalizacji, dodatkowych czujników czy poprzez terminal PDA zamontowany w pojeździe,
  • tworzenie planów urlopów i dni wolnych od pracy dla poszczególnych kierowców (pojazdów), które zostają uwzględnione w module zadania, podczas planowania zadań i zleceń dla danego pojazdu,
  • przesyłanie zoptymalizowanej listy zleceń wraz ze stanem realizacji do terminala PDA zamontowanego w pojeździe, dzięki czemu kierowca otrzymuje na bieżąco informacje o swoim planie trasy i aktualnych jego zmianach.

Do korzyści jakie można otrzymać z zastosowania modułu można zaliczyć:

  • poprawę organizacji pracy kierowców poprzez rozliczanie ich z wykonywanych zadań,
  • obniżenie kosztów funkcjonowania firmy dzięki optymalizacji listy zleceń oraz trasy załogi,
  • obsługę większej ilości zleceń,
  • automatyczne wykrywanie nieprawidłowości występujących w procesie realizacji usług, między innymi dzięki kontroli czasu potrzebnego na wykonanie danego zlecenia,
  • zadowolenie klienta z dostarczonych usług przeprowadzonych w odpowiednim miejscu i czasie,
  • eliminację błędów polegających na stworzeniu zadania (zlecenia) podczas dnia wolnego danego kierowcy.

W wyniku zbieranych informacji przez moduł możliwe jest tworzenie przejrzystych raportów oraz zestawień, zapewniających dokonanie oceny poprawności realizacji zaplanowanych zadań przez załogi oraz określenie kosztów wykonywanych zleceń.

Optymalizacja tras

Głównym problemem osób zajmujących się planowaniem tras jest optymalne wykorzystanie floty i zaplanowanie trasy przejazdu tak aby, obsługując wszystkich klientów w zleconych zadaniach, auta przejechały jak najmniejszą ilość kilometrów w najkrótszym możliwym czasie.

Podczas planowania optymalnej trasy, planista musi uwzględnić szereg podstawowych parametrów m.in. możliwości floty pod względem liczby dostępnych pojazdów, ich pojemności i ładowności, a także ilości oraz rodzaju i gabarytu ładunków. Jednak w rzeczywistości oprócz podstawowych parametrów należy uwzględnić dodatkowe czynniki, które wpływają znacząco na etap planowania, do których możemy dodatkowo zaliczyć czas pracy kierowcy, czas załadunku/rozładunku czy też godziny odbioru/dostawy u klienta.

Takie operacje optymalizacyjne pochłaniają dużą ilość czasu osobie planującej i nie pozwalają w pełni wykorzystać potencjału posiadanej floty.

Moduł optymalizacji w systemie SMOK uwzględnia szereg zmiennych i parametrów potrzebnych do efektywnego ułożenia tras. Moduł bierze pod uwagę pojemności pojazdów i pojemników, częstotliwość ich odbioru oraz lokalizację. Planuje trasę tak, aby odbiory odpadów i powroty na miejsca ich wyładunku, były wykonywane w jak najkrótszym czasie i przy jak najmniejszej liczbie przejechanych kilometrów.

Po wprowadzeniu przez użytkownika odpowiednich parametrów i zmiennych, moduł ułoży trasy wg. wyznaczonych przez planistę kryteriów.

Trasa przed optymalizacją

Trasa po optymalizacji

Czytaj więcej...

Korzyści z zastosowania:

  • zwiększenie wydajności pracy planistów i osób realizujących zadania,
  • zmniejszenie ilości przejechanych kilometrów oraz czasu realizacji zleceń,
  • optymalizacja przydzielonych zadań,
  • optymalizacja liczby pojazdów,
  • obniżenie kosztów transportu,
  • poprawa jakości wykonywanych usług,
  • efektywniejsze realizowanie zadań,
  • zwiększenie konkurencyjności firmy,
  • kontrola poprawności wykonywanych zleceń.

Ewidencja pojazdów i pracowników

W systemie SMOK dostępny jest moduł ewidencji pojazdów i pracowników, który pozwala na gromadzenie informacji dotyczących samochodów eksploatowanych w przedsiębiorstwie oraz danych pracowników. Użytkownik tego modułu ma dostęp do informacji o pojeździe (takich jak: nr rejestracyjny, VIN, rocznik, kolor itp.) oraz szybki wgląd w historię kosztów eksploatacyjnych, m.in. opłat za naprawy, tankowanie, polisy ubezpieczeniowe oraz szkody komunikacyjne.

Moduł wyposażony jest w aktywny terminarz, którego zadaniem jest przypominanie o zbliżających się np. przeglądach rejestracyjnych, przeglądach technicznych, UDT, uwierzytelnieniach tachografu itp. Terminy są konfigurowane w trybie czasowym (np. co rok) lub odległościowym (np. po przebyciu 20 000 km). Terminarz uwzględnia rzeczywiste, dynamicznie zmieniające się dane dotyczące pojazdów, np. przebieg.

Funkcjonalność systemu

Do podstawowych i najważniejszych funkcji modułu ewidencja należą:

  • ewidencja pojazdów floty i kierowców użytkujących te auta wraz z podstawowymi informacjami, np.: nr. rejestracyjny, VIN, rocznik, kolor oraz stan licznika, który może być zaimportowany bezpośrednio z systemu GPS,
  • ewidencja przebytych tankowań wraz z możliwością importu z zewnętrznych źródeł danych np. plików tekstowych,
  • gromadzenie informacji na temat historii napraw, szkód komunikacyjnych, stanu i rodzaju ogumienia czy ważności polis ubezpieczeniowych,
  • ewidencja faktur dotyczących eksploatacji pojazdów wraz z informacjami o kontrahencie, kwocie faktury, rodzaju usługi i terminie płatności,
  • tworzenie kart napraw i automatyczne ich otwarcie po zaistnieniu skonfigurowanego zdarzenia np. wjazdu pojazdu do warsztatu,
  • przypominanie o zbliżających się ważnych terminach np. przeglądu czy końcu polisy ubezpieczeniowej,
  • szybkie i łatwe edytowanie, wyszukiwanie / filtrowanie, drukowanie zgromadzonych w systemie informacji,
  • tworzenie szczegółowych, zbiorczych i podsumowujących zestawień, które w prosty sposób usprawniają kontrolę wydatków związanych z eksploatacją floty oraz pozwalają wykrywać wszelkie nieprawidłowości związane z jej funkcjonowaniem.

Lista zbliżających się terminów

Lista napraw warsztatowych

Informacje dotyczące wybranej faktury w Module Ewidencji

Zestawienie kosztów napraw dla wybranego pojazdu

Czytaj więcej...

Korzyści z zastosowania

Moduł Ewidencja w Systemie SMOK to idealne narzędzie pozwalające na udokumentowanie wszelkich zdarzeń związanych z codzienną eksploatacją floty. Otrzymane informacje mogą być wykorzystywane do optymalizacji działań dotyczących zarządzania pojazdami w firmie, bieżącej kontroli jej stanu oraz wykrywania nieprawidłowości z tym związanych.

Wskazane możliwości oferowanego modułu warsztatowego z łatwością można przekształcić na szereg wymiernych korzyści, do których można zaliczyć:

  • otrzymywanie bieżących informacji o okresach ważności ubezpieczeń pojazdów,
  • możliwość dokładniejszego rozliczania kosztów funkcjonowania floty,
  • uzyskiwanie informacji o ekonomiczności użytkowania danego pojazdu i w przypadkach krytycznych, eliminacji jednostek generujących większe koszty w stosunku do poziomu ich wykorzystania,
  • natychmiastową reakcję na zbliżające się terminy przeglądów czy napraw,
  • eliminację wystąpienia dodatkowych kosztów wynikających z posiadania nieważnych dokumentów, np. braku aktualnych badań pojazdu w dowodzie rejestracyjnym czy nieważności polisy ubezpieczeniowej.

Oprócz aktualnych danych użytkownik dostaje narzędzie za pomocą, którego ma wgląd w historię napraw, szkód komunikacyjnych, faktur, a co za tym idzie otrzymuje informacje o kosztach związanych z zaistniałymi zdarzeniami.

Na podstawie zgromadzonych informacji w module ewidencyjnym, można tworzyć różnego rodzaju szczegółowe zestawienia i raporty. Użytkownik systemu wybiera do tworzenia zestawień takie parametry, które obejmują zakres jego zainteresowań i posiadanych kompetencji, a raporty stworzone w wyniku wygenerowanych zestawień są niezbędne do budowania prognoz, budżetowania kosztów utrzymania pojazdów i optymalizacji eksploatacji posiadanej floty.

ZAUFALI NAM