Moduł ewidencji pojazdów i pracowników

Aplikacja SMOK Net to narzędzie, którego zadaniem jest nie tylko monitorowanie, ale również zarządzanie i ewidencjonowanie floty pojazdów i pracowników.

Głównym zadaniem modułu ewidencji jest tworzenie bazy danych pracowników i pojazdów przedsiębiorstwa. Poza dostępem do podstawowych informacji o pojeździe (nr rejestracyjny, VIN, rocznik, kolor, itp.) użytkownik ma możliwość przeglądania historii napraw, tankowań, polis ubezpieczeniowych, szkód komunikacyjnych oraz ogumienia. Moduł dodatkowo wyposażony jest w tzw. terminarz, którego zadaniem jest przypominanie o zbliżających się terminach przeglądu, konserwacji, itp. Terminy są konfigurowalne w trybie czasowym (np. co miesiąc) lub odległościowym (np. po przebyciu 20 000 km).

Funkcjonalność systemu

Do podstawowych i najważniejszych funkcji modułu ewidencja należą:

• ewidencja pojazdów floty i kierowców użytkujących te auta wraz z podstawowymi informacjami, np.: nr. rejestracyjny, VIN, rocznik, kolor oraz stan licznika, który może być zaimportowany bezpośrednio z systemu GPS,
• ewidencja przebytych tankowań wraz z możliwością importu z zewnętrznych źródeł danych np. plików tekstowych,
• gromadzenie informacji na temat historii napraw, szkód komunikacyjnych, stanu i rodzaju ogumienia czy ważności polis ubezpieczeniowych,
• ewidencja faktur dotyczących eksploatacji pojazdów wraz z informacjami o kontrahencie, kwocie faktury, rodzaju usługi i terminie płatności,
• tworzenie kart napraw i automatyczne ich otwarcie po zaistnieniu skonfigurowanego zdarzenia np. wjazdu pojazdu do warsztatu,
• przypominanie o zbliżających się ważnych terminach np. przeglądu czy końcu polisy ubezpieczeniowej,
• szybkie i łatwe edytowanie, wyszukiwanie / filtrowanie, drukowanie zgromadzonych w systemie informacji,
• tworzenie szczegółowych, zbiorczych i podsumowujących zestawień, które w prosty sposób usprawniają kontrolę wydatków związanych z eksploatacją floty oraz pozwalają wykrywać wszelkie nieprawidłowości związane z jej funkcjonowaniem.

Korzyści z zastosowania

Moduł Ewidencja w Systemie SMOK to idealne narzędzie pozwalające na udokumentowanie wszelkich zdarzeń związanych z codzienną eksploatacją floty. Otrzymane informacje mogą być wykorzystywane do optymalizacji działań dotyczących zarządzania pojazdami w firmie, bieżącej kontroli jej stanu oraz wykrywania nieprawidłowości z tym związanych.

Lista zbliżających się terminów

Lista napraw warsztatowych

Wskazane możliwości oferowanego modułu warsztatowego z łatwością można przekształcić na szereg wymiernych korzyści, do których można zaliczyć:

• otrzymywanie bieżących informacji o okresach ważności ubezpieczeń pojazdów,
• możliwość dokładniejszego rozliczania kosztów funkcjonowania floty,
• uzyskiwanie informacji o ekonomiczności użytkowania danego pojazdu i w przypadkach krytycznych, eliminacji jednostek generujących większe koszty w stosunku do poziomu ich wykorzystania,
• natychmiastową reakcję na zbliżające się terminy przeglądów czy napraw,
• eliminację wystąpienia dodatkowych kosztów wynikających z posiadania nieważnych dokumentów, np. braku aktualnych badań pojazdu w dowodzie rejestracyjnym czy nieważności polisy ubezpieczeniowej.

Oprócz aktualnych danych użytkownik dostaje narzędzie za pomocą, którego ma wgląd w historię napraw, szkód komunikacyjnych, faktur, a co za tym idzie otrzymuje informacje o kosztach związanych z zaistniałymi zdarzeniami.

Informacje dotyczące wybranej faktury w Module Ewidencji

Zestawienie kosztów napraw dla wybranego pojazdu

Na podstawie zgromadzonych informacji w module ewidencyjnym, można tworzyć różnego rodzaju szczegółowe zestawienia i raporty. Użytkownik systemu wybiera do tworzenia zestawień takie parametry, które obejmują zakres jego zainteresowań i posiadanych kompetencji, a raporty stworzone w wyniku wygenerowanych zestawień są niezbędne do budowania prognoz, budżetowania kosztów utrzymania pojazdów i optymalizacji eksploatacji posiadanej floty.